تعریف معیارهای موفقیت در پروژه :

مستندسازی راهکاری مفید و مناسب در پروژه بوده و هدفی کلیدی در تعریف معیارهای موفقیت می باشد. وقتی شما اقدام به مستندسازی میکنید دید بهتری  نسبت به موفقیت در پروژه خواهید داشت و آماده می شوید تا پروژه خود را عملیاتی نمایید.

فاکتورها و عوامل مهم را شفاف و واضح تعریف نمایید و وظایف هر بخش را به درستی مشخص کنید این موارد سبب می شود حرکت از مرحله مفهومی با سرعت بیشتری به مرحله تکنولوژی آغاز و وارد فاز آزمایشی شود. تمام این موارد قبل از استقرار در محیط عملیاتی رخ میدهد. تمام مستنداتی که توسط کاربران در پروژه های دیگر بدست آمده را به صورت منظم بایگانی کنید. این کار مانند ایجاد یک بیانیه می باشد که یک لیست از تعاریف و وظایف در آن مشخص شده است. یکی دیگر از فاکتورهای مهمی که باید در طول پروژه انجام شود معیارهای است که نسبت به محدوده پروژه بزرگ می شوند. این یعنی هر یک از عناصر اضافه باید به معیارهای موفقیت اضافه شوند.

یکی دیگر از کارهایی که توصیه میشود، ایجاد یک هیئت مشورتی بوسیله انتخاب افراد مختلف از واحدهای متفاوت سازمان می باشد. افرادی که در واحدهای خود به صورت مستمر با سیستم ها در حال کار می باشند. تمامی ما با پروژه های زیادی مواجه شده ایم که شکست خورده اند زیرا کاربران تلاش زیادی دارند تا از برنامه هایی استفاده کنند که اصلا مربوط به کار آنها نمی شود. مواردی که کاربران در آن زمینه تلاش میکنند تا بدست آورند مربوط به کیس های تجاری شرکت نبوده و همین امر باعث می شود که پروژه از مسیر اصلی خود منحرف شود. در یک تجربه کاری راه اندازی VDI با موردی برخورد کردم که کاربران اصرار عجیبی به استفاده از Paint ویندوز داشتند و سر همین اصرار بیهوده پروژه تعطیل شد! در صورتی که تیم توسعه به کاربران قول مساعد جهت رفع مشکل را داده بود و با تحقیقات بدست آمده مشخص گردید که کاربران بنا به ماهیت کار خود اصلا نیازی به برنامه Paint نداشتند و عملا روشی برای بهانه گیری آنها تلقی گردید تا روند انجام پروژه را مختل نمایند. ما مجموعه ای از معیارها جهت رسیدن به موفقیت را مشخص کرده ایم که کاربران نیز کاملا در جریان آن می باشند. هر چیزی خارج از این موارد در حوزه کاری ما قرار نمیگیرد و اگر درخواستی در مستندات وجود نداشته باشد نادیده گرفته می شود.

فاز دوم: اثبات تکنولوژی

موفقیت کامل فاز اول سبب می شود که شما فاز دوم را با قدرت بیشتری شروع نمایید. حتما دقت کنید که فاز اول باید بدرستی تمام شود. حال از خود سوال نمایید که رویکرد شما به تکنولوژی چگونه است؟

 

اولین و مهمترین قسمت این است که شما راهکاری را طراحی کنید که سراسر نیازهای کاربران را پوشش بدهد. شما پول و زمان هزینه می کنید تا پروژه را به انتها برسانید در حالی که هیچکدام از درخواست های کاربران عملی نشده است. یکی از مباحثی که قبلا مطرح شد موضوع ساخت تصویری کلی از نکات مهم و کلیدی پروژه است که توسط آن متوجه می شوید که چه چیزی را بدست می آورید و سمت و سوی تلاش شما چه سرانجامی خواهد داشت. این تصویر کلی بر اساس حقایقی است که در فاز ارزیابی بدست می آورید و می توانید بر روی عواملی که سبب موفقیت می شوند کار نمایید. در چرخه آزمون ما سه مورد مجزا خواهیم داشت که احتمالا شما به تمام این چرخه ها نیازی ندارید. سه مرحله ای که ما در مورد آنها صحبت خواهیم کرد عبارت اند از :

  • اثبات مفهوم (POC)
  • اثبات تکنولوژی (POT)
  • آزمایش

اثبات مفاهیم Proof of Concept

POC معمولا به بخشی از راه حل ها اشاره میکند که شامل تعداد کمی از کاربران می شود که اغلب در محدوده واحد IT می باشند. کاربرانی که رول های مهمی در فرآیندهای کسب و کار داشته و طراحی اولیه سیستم بر اساس نیازهای این کاربران صورت گرفته است. در مرحله اول اتفاقات خاصی رخ نمی دهد و واحد IT بیشتر تکنولوژی را اجرا میکند. صراحتا می توان گفت عوامل مهم و کلیدی کسب و کار در این مرحله وجود ندارد. مورد تجاری تعریف نمی شود و اغلب مراحل قبلی به اتمام میرسد. هیچ معیاری برای موفقیت وجود ندارد و شما دقیقا نمی دانید که قرار است چه اتفاقی رخ دهد. حرکت پروژه به سوی فاز آزمایشی می باشد که در بخش بعدی مورد بحث قرار خواهد گرفت. شما میتوانید به صورت مستقیم به این مرحله حرکت نمایید و POC را دور بزنید. ممکن است بدلیل شرایط سازمانی یا نوع دید مدیران نیازی به اثبات تکنولوژی نباشد و استفاده از یک محیط demo به دوره ای طولانی مدت که شما مشغول توضیح در مورد تکنولوژی هستید ترجیح بدهید.

اثبات تکنولوژی:

هدف از اثبات تکنولوژی تعیین این موضوع است که اگر راهکار پیشنهادی یا تکنولوژی معرفی شده با محیط موجود ادغام شود سازگاری لازم را خواهد داشت یا خیر؟ شما چطور سیستم را با محیط ادغام می نمایید. همانند POC، یک POT نیز اساسا با واحد IT اجرا می شود و کاربران تجاری هم با آن درگیر می شوند. یک POT صرفا تکنیک اعتبارسنجی می باشد.

آزمایش

یک آزمایش قیاس کوچکی از راه حل اصلی در محیط و شرایط عملیاتی همراه با کاربران واقعی که نشان دهنده یک محدوده مشخص و مورد نظر از هدف نهایی می باشد. دامنه فعالیتی می تواند شامل تعدادی از کاربران با دسترسی های محدود باشد که فرآیندهای کسب و کار را تحت تاثیر قرار بدهد. هدف از ایجاد یک محیط تستی شبیه سازی محیط عملیاتی و حقیقی است در حالی که سیستم در حال کار بوده اما محدودیت های کسب و کار و ریسک های احتمالی در آن وجود ندارد. در این محیط کاربران با خیال راحت کار کرده و محیط اصلی را لمس میکنند و نظرات خود را به شما اعلام می نمایند. این قسمت قدم مهمی در بدست آوردن موفقیت است.

برای محیط تست کاربرانی را انتخاب نمایید که به صورت روزانه و مداوم از سیستم ها استفاده می نمایند زیرا این نفرات بازخوردهای خوب و مناسبی را برای شما به همراه خواهند داشت و دائما گزارش های متنوعی از تجربه استفاده، کارایی پایین، مشکلات نرم افزاری و .. میدهند و همین باعث می شود ضریب شکست پروژه بشدت کاهش پیدا کند. محیط تست شما باید به 4 قسمت تقسیم شود همچنین با وسواس خاصی باید ابعاد محیط تست را انتخاب نمایید. شکل زیر بیانگر موضوع می باشد:

قدم اول – طراحی تست

طراحی باید به گونه ای صورت پذیرد که کاملا شبیه به محیط اصلی باشد. بعنوان مثال سرورها و Storage ها مشابه با محیط عملیاتی انتخاب شوند. توجه داشته باشید که اگر بین المان های اصلی محیط آزمایشی و محیط عملیاتی تفاوتی باشد ( مثل سرورها و ذخیره سازها) ممکن است در کارایی و عملکرد سیستم تاثیر زیادی را حس نمایید و کاملا از اهداف تعریف شده  فاصله بگیرید. حتی در مرحله آزمایشی نیز طراحی بسیار کلیدی می باشد. باید مطمئن شوید که طراحی عملیاتی را بحساب آورده اید. اساسا راهکارهای زیادی وجود دارند که بعد از مدتی مستقیما به فاز عملیاتی رفتند و کاربران زیادی به سیستم اضافه شدند و محیط به چیزی فراتر از یک محیط تستی بدل گشته است. اگر در نظر دارید که محیط تستی خود را مستقیما به محیط عملیاتی تبدیل نمایید طراحی را بسیار اصولی و با دقت انجام دهید. از مستندات و پیش نیازها دائما استفاده نمایید تا درک صحیحی از عناصر متفاوتی که وجود دارد بدست آورید.

عناصر طراحی عبارت اند از :

  • برآورد سخت افزارها (Servers, CPU, Memory,…)
  • طراحی Pool ( بر اساس نوع کاربری یوزرها)
  • طراحی Storage ( SSD, Local, SAN, acceleration technologies)
  • ساخت ایمیج ( از ابتدا و بهینه سازی VDI)
  • طراحی شبکه (Load balancing, external access)
  • Antivirus
  • Application delivery
  • User Profile Management
  • تخصیص دسکتاپ ها به صورت Floating و یا Dedicated
  • Linked clone یا Full clone

قدم دوم- گسترش محیط تست

  • در بخش توسعه از فاز تست می توانید تمام مواردی را که نیاز دارید با خیالی آسوده ایجاد کنید. مثلا زیرساخت را ایجاد ، کاربران آزمایشی تولید و یا OS ایمیج بسازید سپس همه چیز را تست نمایید.

قدم سوم- Test the pilot

در فاز تست، نیاز دارید تا با کاربران و اسپانسرهای مالی خود تعامل نزدیکی داشته باشید. راهکار را به آنها نشان داده و چگونگی کارکرد را توضیح دهید. از نزدیک بر روی کاربران نظارت داشته باشید. این امر سبب می شود دائما با آنها در تماس باشید و این فرصت ایجاد می شود تا بازخوردها را دریافت نمایید. نکته مثبت این کار وقتی است که شما در حین تست مشکلات کاربران را متوجه می شوید و درصدد برطرف کردن آنها هستید.  حال تصور کنید در انتهای پروژه یکباره با کوهی از مشکلات مواجه می شوید ! مسلما حل مشکلات انباشه شده خیلی سخت و دشوار است.

قدم چهارم- بررسی مرحله تست

این مرحله گاهی اوقات فراموش می شود. راهکار پیشنهادی پیاده سازی شده است، کاربران راهکار را آزمایش کرده و مراحل آزمایشی به پایان رسیده است. با این حال یکی از آخرین موارد مهمی که وجود دارد و شما را قادر می سازد تا به محیط عملیاتی بروید همین قدم چهارم یعنی بررسی مرحله تست می باشد. نیاز به اندازه گیری تجربیات استفاده کاربران از سیستم را دارید و تجربیات کاربران IT در برابر معیارهای موفقیتی که در ابتدای پروسه تعریف کردید. اگر معیارهای موفقیت بدست آمده با آنچه مورد نظر شما بوده تطابق ندارد مجددا معیارها را بازبینی و بروز رسانی  نمایید.

اما اگر معیارها درست پوشش داده شده است و مورد پذیرش کاربران می باشد می توانید به سمت فاز نهایی یعنی همان قسمت عملیاتی فاز تست حرکت نمایید. اما اگر مورد پذیرش کاربران نباشد مجددا باید به مرحله طراحی بازگردید و مواردی که ثبت شده را مجددا بروزرسانی کنید.